In een tijd waarin mentale gezondheid en werkplezier hoog op de agenda staan, blijft ziekteverzuim een gevoelig onderwerp. Aan de ene kant wil je als werkgever begrip tonen, aan de andere kant moet het werk doorgaan. Maar waar ligt de grens tussen betrokkenheid en privacy? Laten we eens kijken naar de feiten.
Privacyparadox
Het is menselijk om te willen weten wat er met een zieke collega aan de hand is. Toch mag je als werkgever niet zomaar vragen naar de details van een ziekte. Die informatie is medisch en daarmee een bijzonder persoonsgegeven, en volgens de AVG mag je die niet registreren of delen. Zelfs niet als de werknemer uit zichzelf vertelt wat er speelt.
Maar hoe weet je dan of iemand snel terugkomt of langdurig uitvalt? Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. De arbodienst of bedrijfsarts mag je informeren over de verwachte duur van het verzuim en de belastbaarheid van je werknemer. Zij zijn je beste bondgenoten in dit proces.
Interessant weetje: Uit onderzoek blijkt dat veel werkgevers zich niet realiseren dat ze zelfs met toestemming van de werknemer geen medische gegevens mogen vastleggen. De wet gaat hier strikt in mee, omdat er nu eenmaal een machtsverhouding bestaat tussen werkgever en werknemer.
Dit mag je wél vragen
Naast de vele regels en dingen die niet mogen zijn er ook dingen die je als werkgever wel mag. Er mag wel gevraagd worden naar essentiële informatie die nodig is voor de continuïteit van het werk, zoals:
- Waar en hoe is de werknemer bereikbaar?
- Hoe lang verwacht hij of zij ziek te zijn?
- Welke lopende werkzaamheden en afspraken moeten worden overgenomen?
- Is er sprake van een arbeidsongeval of een verkeersongeval met mogelijk regresrecht?
Ook mag je – met beleid – de zakelijke e-mail van een zieke werknemer checken als dat nodig is voor de continuïteit. Maar let op: privéberichten blijven verboden terrein, ook als ze per ongeluk op je scherm verschijnen.
De valkuil van goedbedoelde interesse
Het is menselijk om betrokken te zijn. Maar vraag niet door naar details over de ziekte, zelfs niet als de werknemer toestemming lijkt te geven. Die toestemming is namelijk nooit helemaal vrij: een werknemer kan zich onder druk voelen staan omdat hij of zij afhankelijk is van jou als werkgever.
Uitzonderingen zijn er uiteraard. Bij ernstige aandoeningen zoals epilepsie of suikerziekte kan het nodig zijn dat directe collega’s weten hoe ze moeten handelen in noodsituaties. Maar ook dan geldt: laat dit liever via de bedrijfsarts lopen.
Wat vertel je aan collega’s?
“Waarom is Dave eigenlijk al twee weken weg?” Het is logisch dat collega’s nieuwsgierig zijn, maar het antwoord ligt bij de werknemer zelf. Jij mag alleen delen hoe lang iemand naar verwachting afwezig is. Wil de zieke medewerker meer vertellen? Laat hem of haar dan zelf bepalen wat er gedeeld wordt.
Controle: kan dat?
Twijfel je of een werknemer echt ziek is? Zelf controleren mag niet, maar je kunt de arbodienst of bedrijfsarts vragen om dit te doen. Wel moet je daarbij proportionaliteit in acht nemen. Dagelijks laten langskomen of eisen dat iemand de hele dag thuisblijft, is simpelweg iets wat je als werkgever niet kan doen.
Het grotere plaatje
Uiteindelijk draait het om balans. Aan de ene kant heb je te maken met productiviteit en continuïteit, aan de andere kant met privacy en vertrouwen. Door je aan de regels te houden, creëer je een werkomgeving waar werknemers zich veilig voelen om ziek te melden – wat uiteindelijk leidt tot snellere re-integratie.
Wil je meer weten over verzuimbegeleiding of heb je vragen over specifieke situaties? Onze arbodeskundigen denken graag met je mee. Want soms is het fijn om even te sparren over die lastige gevallen waar geen handleiding voor bestaat.
Meer weten over verzuimbegeleiding? Onze arbodeskundigen helpen je graag verder.
